從零開始的企業數位轉型-日本城善建設的經驗與啟示

在今日全球局勢快速變動、科技不斷進步的時代背景下，企業面臨有如市場變革、競爭加劇以及客戶需求快速變化等前所未有的挑戰，為了維持自身競爭力並實現永續經營，數位轉型已成為各企業的必經之路。 

【何謂數位轉型? 數位轉型之必要性】

數位轉型的主要目標是運用數位技術和工具，達到改善效率、提升創新及競爭力的效益。值得注意的是，數位轉型不單單是運用數位化工具以達成企業內部營運流程及技術方面的提升，而是以客戶為出發點，全面整合數位化工具、重新評估並修改作業流程以創造新的商業模式、改變組織文化。

【日本城善建設的數位轉型經驗】

創立於 1993年的城善建設是一家從事大型公寓和公共設施等建設作業的建築公司，而除了建築領域，該公司旗下的六間企業還涉足了保險、學校餐飲、地方振興等多個領域，然而他們並沒有止步於現況，而是積極地迎向數位化時代的挑戰，並通過數位轉型實現了盈收效益及經營效率的提升。 

而現今，城善建設雖被譽為日本領先的數位轉型企業，但實際上，他們的數位轉型之路並不是如此順遂，因公司內部主要是50至60歲的中高齡員工，在過去幾乎沒有接觸過資訊技術與數位轉型工作，公司的代表董事依岡善明回憶道：「我們雖然知道數位化轉型是必要的，但日常業務繁忙，以至於難以抽出時間來進行。而且員工的年齡層較高，即便學了也難以實行。」而突破這個現狀的是和田正典先生，和田先生是在2014年從一家IT諮詢公司轉職到城善建設，在加入城善建設之前，和田先生在公司內負責處理電腦相關事宜。

【推動數位轉型契機】

推動數位轉型是始於一起資料遺失意外。在過去，公司內部沒有共享資料、文件的文化，每個員工都在自己的電腦儲存了業務所需的資訊，如建案圖紙和客戶相關資料，因此資訊高度個人化，但只有電腦的擁有者知道這些文件儲存在哪裡，當電腦發生故障、無法獲得資料時，就需要翻閱備份的紙質文件，這種紙本的作業方式耗費了大量時間，並導致商機流失。有一次，一個員工將壞掉的電腦拿給和田先生修理，電腦儲存的文件卻也不幸全部丟失了，這一事件促使和田先生向依岡董事提出：「我想負責資訊系統的工作」。就這樣「城善集團雲端計畫」正式於2018年開始。

在推動計畫時和田先生以4個S為核心，即資訊共享（Share）、安全性（Security）、業務速度（Speed）和無壓力（Stress-free）。他選擇了雲端儲存系統「box」、業務管理系統「Anyone」和聯絡系統「Slack」這三種工具，並將它們整合起來，使所有的行政工作都能夠在線上完成。

圖1:透過「box」、「Anyone」及「Slack」三個工具的整合，使行政工作更加便利。
資料來源: 中小企業とDX | J-Net21

【成功原因解析-從資深員工開始的數位轉型】

在進行員工培訓時，和田先生並沒有同時召集大量員工，而是與每個員工進行「一對一」培訓。他選擇從最不擅長數位工具的資深員工開始培訓，雖然從年輕員工開始指導會更加容易，但和田先生擔心如果將中高齡員工推遲到後面培訓，他們可能會感到被排擠，並產生排斥情緒，成為強硬的反對派。因此，他選擇從最難搞定的資深員工開始，這樣後續的流程就會更加順利。當然，在向資深員工提供指導時，經常會面臨一些意想不到的問題，讓培訓過程充滿挑戰，對此和田先生卻從未流露出不悅神情，相反，他總是抱持著：「原來會遇到這種問題啊，這對我而言也是很好的學習機會。」的正向心態，因此個別指導也得以順利的進展。依岡先生親眼目睹了這一切，並感受到了公司內部發生的變化：「員工間的互動變得良好，公司內部形成了一個緊密團結的圈子」，由此可見，數位轉型不僅僅是導入數位技術，更是實現組織變革和願景的手段。 

【數位轉型帶來的效益】

數位轉型大大地改變了城善建設的工作方式，員工前往建造現場時不需要攜帶笨重的圖紙，而是使用平板電腦。過去由於需要前往公司繳交文件，員工必須在現場和公司之間頻繁往返，但現在幾乎所有業務都可以利用手邊設備完成、大幅減少往返次數，員工因此有了更多時間，以前一天最多只能去3個現場，現在可以去5到6個現場。而同時，客戶服務也獲得了改善。由於所有員工都可以在電腦上查詢客戶資訊，所以當電話打來或客戶前來參觀樣品屋時，都可以立即確認是第一次到訪還是即將簽約的客戶，從而進行相應的服務。對於員工而言，最津津樂道的是減少加班頻率。以前，申請書等文件製作至少需要兩天的時間，而現在只需要10分鐘，通過行政事務效率的提高，即使是年末等繁忙時期，員工們也都能準時下班，便有更多的時間與家人團聚、從事自己的興趣愛好活動，員工們也笑談「我已經不太記得數位轉型前的日子了。」和田先生認為，數位轉型是提高生活豐富度的一種途徑「在一天24小時有限的時間內，有多少時間能夠用於做自己喜歡的事情是最重要的。」曾經，有位女性同事向和田先生表達了感激之情，因為按時下班讓她能有更多時間陪伴她病弱的母親，她說：「在母親過世前的一年左右，我可以經常在家或醫院陪母親聊天，平靜地陪伴她度過最後的時光，這都歸功於數位轉型。」而他的努力除了提高業務流程效率、為員工們創造額外的時間，使他們可以從事工作之外的活動，也為他自己帶來了不同的變化。 

【數位轉型與自我實現】

在城善建設完成數位轉型後，和田先生也收到其他公司的邀請，希望他能協助數位轉型工作，依岡先生也看出了和田先生的潛力、支持他獨立，並表示「他擁有高超的技術和良好的人品，這樣的人才應該更廣泛地為社會服務。」而後，和田先生便離開了公司，於同年7月創立了Monodigital株式會社，加入了日本數位轉型推進協會（JDX），並成立了和歌山縣分會。至目前為止，他除了協助城善建設，還協助了和歌山縣內外的6家公司進行數位轉型。此外，他還受到地方政府、商工會議所等機構的邀請，進行講座和培訓。和田先生謙虛地說道「我從未想過會有這麽多數位轉型需求，也並沒有意識到自己做了多麽了不起的事情，數位轉型是一項工具，可以創造出更多可支配的時間。如果我能幫助別人，促進數位轉型的推廣和穩定，便會感到非常滿足」。 

【結語】

數位轉型不僅僅是技術的提升，更是一種企業文化和組織的重塑。企業透過數位轉型，不僅可以提升業務效率等商業上的利益、還能使員工在工作與生活中平衡，增加幸福感，甚至進一步影響社會的發展。願在未來有更多的企業勇敢迎接數位時代的挑戰，走向更加光明的未來。

參考資料來源
封面圖片來源：中小企業とDX | J-Net21
中小企業とDX | J-Net21